Forretningsorden for bestyrelsen for
Støtteforeningen Bornholms Middelaldercenters Vennekreds.
Redigeret den 15/8 2019

Forretningsordenen er de spilleregler, der arbejdes efter i bestyrelsen for Støtteforeningen Bornholms Middelaldercenters Vennekreds (BMV). Forretningsordenen fungerer som en ramme for bestyrelsens aktiviteter og opgavefordeling.

Forretningsordenen kan ændres så ofte, som der er flertal i bestyrelsen for et ændringsforslag. Den gældende forretningsorden fremlægges som orientering på den årlige generalforsamling.

Bestyrelsens hovedopgaver
Bestyrelsens hovedopgave er at være loyale overfor de beslutninger, generalforsamlingen har truffet og at lede foreningen mellem generalforsamlingerne.

At lede en forening mellem generalforsamlingerne vil typisk indebære, at bestyrelsen:

Sikrer, at der er sammenhæng mellem foreningens formål og de aktiviteter der afholdes
Styrer økonomien og udarbejder og følger op på budgetter
Repræsenterer foreningen over for omverdenen
Arbejder på at tydeliggøre foreningens profil
Arbejder på at understøtte de kreative interessefællesskaber
Har en åben og rettidig kommunikation med medlemmerne
 

Bestyrelsen skal desuden tage de fornødne initiativer til efterlevelse af foreningens formål og har herudover blandt andet ansvaret for:

·        At påse medlemmernes overholdelse af foreningens formål.

·        At påse bestyrelsesmedlemmernes overholdelse af tegningsreglerne.

·        At tage stilling til eksklusion af medlemmer i foreningen.

·        At orientere medlemmerne om foreningens aktiviteter, via aktuelle kommunikationsmidler.

·        At skrivelser og andre officielle udtalelser fra bestyrelsen, skal forelægges den samlede bestyrelse inden fremsendelse, med mindre andet mandat gives til navngivne personer.

Bestyrelsesmedlemmernes opgave
Bestyrelsen består af én formand, én næstformand, én kasserer, evt. én sekretær samt de på generalforsamlingen valgte øvrige bestyrelsesmedlemmer. I det flg. beskrives bestyrelsesmedlemmernes opgaver:

Formand: Formanden leder foreningen i det daglige og er foreningens officielle kontaktperson og repræsentant. Formanden indkalder til møder og udsender dagsordener.

Næstformand: Overtager formandens opgaver, ved formandens forfald.

Kasserer: Har overblik over ind- og udbetalinger på foreningens bank og kontantkasse. Sørger for, at foreningens udgifter stemmer overens med det på generalforsamlingen godkendte budget. Fremlægger så vidt muligt et opdateret regnskab ved hvert bestyrelsesmøde. Sørger for, at der til enhver tid findes en opdateret medlemsliste.

Sekretær: Tager referat ved foreningens møder.

Repræsentant for BMC: Formidler og understøtter kontakten mellem BMV og BMC.

Menige bestyrelsesmedlemmer: Deltager så vidt muligt ved alle bestyrelsesmøder, og arbejder aktivt for foreningens aktiviteter.

Suppleanter: Deltager så vidt muligt ved alle bestyrelsesmøder, og arbejder aktivt for foreningens aktiviteter. Suppleanter indtræder automatisk som stemmeberettiget bestyrelsesmedlem, ved forfald.

Indkaldelse og afholdelse af møder
Der indkaldes til bestyrelsesmøder med mindst én uges varsel, senest på ugedagen inden det næstkommende møde. Indkaldelse sker via e-mail, med angivelse af dagsorden og tidspunkt samt evt. bilag.  

Jf. vedtægterne §9: Formanden – og i dennes fravær næstformanden – indkalder og leder bestyrelsens møder.

Dagsordenen
Bestyrelsen for BMV har følgende faste punkter på dagsordenen (rækkefølgen er vilkårlig):

Valg af referent
Valg af ordstyrer
Bemærkninger til referatet fra sidste møde
Informationspunkt – Bordet rundt
Økonomi
Medlemmer
Aktiviteter – hh. evaluering eller forberedelse
Næste møde
Eventuelt
Godkendelse af referat
 

Hvis der på et bestyrelsesmøde fremsættes forslag til dagsordenen, tages punktet op på det næstkommende møde, hvis min. ét medlem ønsker det. Ønskes punkter i øvrigt optaget på dagsordenen kan de fremsendes til formanden, senest dagen før udsendelse af dagsorden, så alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at forberede sig, inden det pågældende punkt skal fremlægges.

Det enkelte medlem af bestyrelsen er ansvarligt for fremlæggelse af sager og emner, der har interesse for foreningen, mens formandskabet er ansvarligt for, at relevante større sager og emner kommer på dagsordenen.

Opfølgning på økonomi og medlemskaber
Kassereren giver på alle bestyrelsesmøder, en status på økonomien og orienterer overordnet om de seneste indtægter og udgifter. Kasserer orienterer også om saldo på bank og kasse.

Hvis der skal tages stilling til budget for aktiviteter og udgifter der overstiger 1.000 kr., fremsættes disse som et punkt på dagsordenen.

Kassereren orienterer om ændringer siden sidst i antal og type af medlemskaber. Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker det, kan der uddeles en medlemsliste på bestyrelsesmødet. Af hensyn til persondataforordningen, indsamler kassereren listen igen ved mødets afslutning.

Aktiviteter
På bestyrelsesmødet gennemgås foreningens aktiviteter i løbet af året, med hensyn til hh. planlægning og evaluering. Aktiviteterne vil typisk være:

·        Generalforsamling

·        Kurser

·        Arbejdsdage

·        Medlemslørdage

·        Middelaldertræf

·        Julemarked

·        Påske

·        Efterårsferie

·        Andet

Udarbejdelse, godkendelse og udsendelse af referater
Sekretæren/referenten fører referat på bestyrelsens møder. Der føres beslutningsreferat efter den model der er anført i bilag 1. Referatet oplæses og godkendes sidst på mødet, efter punkt 9. Eventuelt.

Referatet udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, senest en uge efter mødet. Referatet er ikke offentligt tilgængeligt.

Regler for at træffe beslutninger.
Jf. vedtægterne §9: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer, herunder formanden, er til stede.

Dvs. at i 2019 skal der være min. 4 stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer til stede, for at der kan træffes beslutninger. Møder aflyses kun, hvis der er mindre end 4 deltagere. Møder kan afholdes med mindre end 4 deltagere, dog uden at træffe beslutninger.

Fraværende bestyrelsesmedlemmer har ikke stemmeret, men kan via et andet bestyrelsesmedlem eller en suppleant fremkomme med deres holdninger til dagsordenen.

Afstemningsregler
Jf. vedtægterne §9: Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Hvis ét medlem ønsker det, afholdes skriftlig afstemning. Der vælges to stemmetællere. Hvis suppleanterne er til stede på mødet, fungerer de som stemmetællere, da de ikke har stemmeret.

Nedsættelse af arbejdsgrupper
Jf. vedtægterne §9: Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper efter behov. Bestyrelsen udarbejder i så fald, en opgavebeskrivelse for arbejdsgrupperne.

Opgavebeskrivelsen indeholder som minimum flg.:

·        Udpegelse af tovholder

·        Opgavebeskrivelse

·        Beslutningsramme

·        Budget

·        Forventning til tilbagemelding

Habilitetsregler
Når et bestyrelsesmedlem er inhabil, betyder det, at vedkommende ikke må være med til at tage beslutninger i en sag, der vedrører vedkommende selv (eller den nærmeste familie) økonomisk eller personligt eller der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed.

Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.  

For at der kan behandles punkter hvor en person er inhabil, skal disse varsles inden mødet, på den udsendte dagsorden.

Tavshedspligt og fortrolighed
Alle bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt om alle fortrolige oplysninger, de får kendskab til i deres bestyrelsesarbejde. Tavshedspligten omfatter også suppleanter, observatører og rådgivere. Bestyrelsesmedlemmer skal opbevare alt bestyrelsesmateriale forsvarligt.  

Først og fremmest må man må ikke videregive personfølsomme oplysninger om andre uden forudgående samtykke. Medlemmerne af bestyrelsen har derfor altid tavshedspligt, når det drejer sig om personfølsomme oplysninger. Se i øvrigt bilag 2 samt BMV’s privatlivspolitik.

Alle bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt, så en eventuel uenighed må ikke kommunikeres offentligt.

Et bestyrelsesmedlem, der er uenig i flertallets mening, kan få sin mening ført ind i referatet, men flertalsbeslutningen vil være den, der gælder for foreningen. Det betyder, at man som medlem af bestyrelsen skal være loyal overfor enhver bestyrelsesbeslutning, også selvom man eventuelt har stemt imod.

Godkendt den 31/10 2019, Østerlars.

Kære Alle,

Generalforsamling 2020.

Så har vi holdt generalforsamling, og vi skal i gang med det nye foreningsår.
Her er vedhæftet referat fra den ordinære generalforsamling, samt vores vedtægter.

Bestyrelsen kan ses her
http://bmc-vennekreds.dk/kontakt-til-vennekredsen/

Vennekredsen har mistet et mangeårigt medlem og en god ven. Lars Madsen afgik ved døden, fredag d. 29. juni.

Lars har været med til at præge Vennekredsens arbejde i de sidste mange år, både da han var medlem af bestyrelsen, og som en stor og engageret del af foreningens aktiviteter på centret. Han var en dygtig mand og vellidt af alle og ydede en ihærdig indsats til foreningens og medlemmernes bedste. Vi kommer til at savne hans input og hans rolige og omgængelige gemyt.

Kældermester, brygmester og kanonkonge var blandt Lars titler og interesser. Han stillede altid gerne op, og formidlede ud fra sin store viden om historisk øl på en meget velkvalificeret og tilgængelig måde, som altid fangede tilhørerne. Han var kendt for sit eget gode øl, som foreningen har nydt godt af til mange arrangementer, og som han gavmildt uddelte smagsprøver af i Grethes og hans lejr, hvor der også altid var tid til en god snak. Han har i tidens løb afholdt flere kurser i ølbrygning, som altid var velbesøgte og som såede frø hos nye ølbryggere, der nu må løfte den tunge arv.

Også sortkrudt havde Lars interesse, og han stillede glad og gerne op til kanonaffyring, ved enhver lejlighed. Braget kom af og til lidt bag på nogle, men blev altid modtaget med jubel og klapsalver – eller et skud retur, fra modstanderen.

Lars var et stilfærdigt menneske, der ikke gjorde det store væsen ud af sig. Men han var altid klar med en hjælpende hånd og et godt råd og havde altid et lunt glimt i øjet.

I Vennekredsens bestyrelse har han tidligere varetaget posten som næstformand, hvor han var et værdifuldt og respekteret medlem samt en stor støtte, for mig som formand.

Vi sender de varmeste tanker til Grethe og familien.
Æret være Lars minde.

Det er nu blevet muligt, at betale medlemsskabet hos Vennekredsen via MobilePay, eller som før, via NetBank.

Nyt medlem! – Meld dig ind i foreningen her – Indmeldelsesformular

Betal via MobilePay på nummer 71397 (Ikke noget telefonnummer)
Husk at få dit navn og adresse med, så vi kan sende et medlemskort til dig ?
eller….

Overfør den årlige afgift til denne konto (f.eks. med netbank, ‘overfør penge’):
Konto nr 6060 -000 5843006
og mærk overførslen med navn og adresse

Personligt medlemskab 175 kr.
Familie medlemskab 350 kr.
Gruppe/firma medlemskab 500 kr

Så er det ved at være tid igen, til årets højdepunkt !
Generelforsamlingen, der giver dig mere medbestemmelse 🙂

Vennekredsens generelforsamling ligger i år søndag den 4. februar, kl. 14.00 på BMC.
Sidste frist for indsendelse til punkter til dagsordenen, under §9 – indkomne forslag, er søndag den 21. januar.

Forslag kan sendes til Formand Lone på lone@voresfamilie.dk

Dagsorden iflg. vedtægterne:

1. Valg af stemmetællere
2. Valg af dirigent
3. Valg af referent
4. Bestyrelsens beretning og generalforsamlingens godkendelse af denne
5. Regnskabsaflæggelse
6. Fastsættelse af kontingent
7. Godkendelse af budget
8. Forelæggelse af det kommende års aktiviteter
9. Indkomne forslag
10. Vedtægtsændringer
11. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter på valg
12. Valg af revisor og revisorsuppleant
13. Eventuelt

Vedtægter for ”Støtteforeningen – Bornholms Middelaldercenters Vennekreds”.

Vedtægter BMV 2019

Vedtaget på ordinær generalforsamling, Østerlars 24. februar 2019