Forretningsorden for bestyrelsen for
Støtteforeningen Bornholms Middelaldercenters Vennekreds.
Redigeret den 15/8 2019
Forretningsordenen er de spilleregler, der arbejdes efter i bestyrelsen for Støtteforeningen Bornholms Middelaldercenters Vennekreds (BMV). Forretningsordenen fungerer som en ramme for bestyrelsens aktiviteter og opgavefordeling.
Forretningsordenen kan ændres så ofte, som der er flertal i bestyrelsen for et ændringsforslag. Den gældende forretningsorden fremlægges som orientering på den årlige generalforsamling.
Bestyrelsens hovedopgaver
Bestyrelsens hovedopgave er at være loyale overfor de beslutninger, generalforsamlingen har truffet og at lede foreningen mellem generalforsamlingerne.
At lede en forening mellem generalforsamlingerne vil typisk indebære, at bestyrelsen:
Sikrer, at der er sammenhæng mellem foreningens formål og de aktiviteter der afholdes
Styrer økonomien og udarbejder og følger op på budgetter
Repræsenterer foreningen over for omverdenen
Arbejder på at tydeliggøre foreningens profil
Arbejder på at understøtte de kreative interessefællesskaber
Har en åben og rettidig kommunikation med medlemmerne
Bestyrelsen skal desuden tage de fornødne initiativer til efterlevelse af foreningens formål og har herudover blandt andet ansvaret for:
· At påse medlemmernes overholdelse af foreningens formål.
· At påse bestyrelsesmedlemmernes overholdelse af tegningsreglerne.
· At tage stilling til eksklusion af medlemmer i foreningen.
· At orientere medlemmerne om foreningens aktiviteter, via aktuelle kommunikationsmidler.
· At skrivelser og andre officielle udtalelser fra bestyrelsen, skal forelægges den samlede bestyrelse inden fremsendelse, med mindre andet mandat gives til navngivne personer.
Bestyrelsesmedlemmernes opgave
Bestyrelsen består af én formand, én næstformand, én kasserer, evt. én sekretær samt de på generalforsamlingen valgte øvrige bestyrelsesmedlemmer. I det flg. beskrives bestyrelsesmedlemmernes opgaver:
Formand: Formanden leder foreningen i det daglige og er foreningens officielle kontaktperson og repræsentant. Formanden indkalder til møder og udsender dagsordener.
Næstformand: Overtager formandens opgaver, ved formandens forfald.
Kasserer: Har overblik over ind- og udbetalinger på foreningens bank og kontantkasse. Sørger for, at foreningens udgifter stemmer overens med det på generalforsamlingen godkendte budget. Fremlægger så vidt muligt et opdateret regnskab ved hvert bestyrelsesmøde. Sørger for, at der til enhver tid findes en opdateret medlemsliste.
Sekretær: Tager referat ved foreningens møder.
Repræsentant for BMC: Formidler og understøtter kontakten mellem BMV og BMC.
Menige bestyrelsesmedlemmer: Deltager så vidt muligt ved alle bestyrelsesmøder, og arbejder aktivt for foreningens aktiviteter.
Suppleanter: Deltager så vidt muligt ved alle bestyrelsesmøder, og arbejder aktivt for foreningens aktiviteter. Suppleanter indtræder automatisk som stemmeberettiget bestyrelsesmedlem, ved forfald.
Indkaldelse og afholdelse af møder
Der indkaldes til bestyrelsesmøder med mindst én uges varsel, senest på ugedagen inden det næstkommende møde. Indkaldelse sker via e-mail, med angivelse af dagsorden og tidspunkt samt evt. bilag.
Jf. vedtægterne §9: Formanden – og i dennes fravær næstformanden – indkalder og leder bestyrelsens møder.
Dagsordenen
Bestyrelsen for BMV har følgende faste punkter på dagsordenen (rækkefølgen er vilkårlig):
Valg af referent
Valg af ordstyrer
Bemærkninger til referatet fra sidste møde
Informationspunkt – Bordet rundt
Økonomi
Medlemmer
Aktiviteter – hh. evaluering eller forberedelse
Næste møde
Eventuelt
Godkendelse af referat
Hvis der på et bestyrelsesmøde fremsættes forslag til dagsordenen, tages punktet op på det næstkommende møde, hvis min. ét medlem ønsker det. Ønskes punkter i øvrigt optaget på dagsordenen kan de fremsendes til formanden, senest dagen før udsendelse af dagsorden, så alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at forberede sig, inden det pågældende punkt skal fremlægges.
Det enkelte medlem af bestyrelsen er ansvarligt for fremlæggelse af sager og emner, der har interesse for foreningen, mens formandskabet er ansvarligt for, at relevante større sager og emner kommer på dagsordenen.
Opfølgning på økonomi og medlemskaber
Kassereren giver på alle bestyrelsesmøder, en status på økonomien og orienterer overordnet om de seneste indtægter og udgifter. Kasserer orienterer også om saldo på bank og kasse.
Hvis der skal tages stilling til budget for aktiviteter og udgifter der overstiger 1.000 kr., fremsættes disse som et punkt på dagsordenen.
Kassereren orienterer om ændringer siden sidst i antal og type af medlemskaber. Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker det, kan der uddeles en medlemsliste på bestyrelsesmødet. Af hensyn til persondataforordningen, indsamler kassereren listen igen ved mødets afslutning.
Aktiviteter
På bestyrelsesmødet gennemgås foreningens aktiviteter i løbet af året, med hensyn til hh. planlægning og evaluering. Aktiviteterne vil typisk være:
· Generalforsamling
· Kurser
· Arbejdsdage
· Medlemslørdage
· Middelaldertræf
· Julemarked
· Påske
· Efterårsferie
· Andet
Udarbejdelse, godkendelse og udsendelse af referater
Sekretæren/referenten fører referat på bestyrelsens møder. Der føres beslutningsreferat efter den model der er anført i bilag 1. Referatet oplæses og godkendes sidst på mødet, efter punkt 9. Eventuelt.
Referatet udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, senest en uge efter mødet. Referatet er ikke offentligt tilgængeligt.
Regler for at træffe beslutninger.
Jf. vedtægterne §9: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer, herunder formanden, er til stede.
Dvs. at i 2019 skal der være min. 4 stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer til stede, for at der kan træffes beslutninger. Møder aflyses kun, hvis der er mindre end 4 deltagere. Møder kan afholdes med mindre end 4 deltagere, dog uden at træffe beslutninger.
Fraværende bestyrelsesmedlemmer har ikke stemmeret, men kan via et andet bestyrelsesmedlem eller en suppleant fremkomme med deres holdninger til dagsordenen.
Afstemningsregler
Jf. vedtægterne §9: Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Hvis ét medlem ønsker det, afholdes skriftlig afstemning. Der vælges to stemmetællere. Hvis suppleanterne er til stede på mødet, fungerer de som stemmetællere, da de ikke har stemmeret.
Nedsættelse af arbejdsgrupper
Jf. vedtægterne §9: Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper efter behov. Bestyrelsen udarbejder i så fald, en opgavebeskrivelse for arbejdsgrupperne.
Opgavebeskrivelsen indeholder som minimum flg.:
· Udpegelse af tovholder
· Opgavebeskrivelse
· Beslutningsramme
· Budget
· Forventning til tilbagemelding
Habilitetsregler
Når et bestyrelsesmedlem er inhabil, betyder det, at vedkommende ikke må være med til at tage beslutninger i en sag, der vedrører vedkommende selv (eller den nærmeste familie) økonomisk eller personligt eller der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed.
Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.
For at der kan behandles punkter hvor en person er inhabil, skal disse varsles inden mødet, på den udsendte dagsorden.
Tavshedspligt og fortrolighed
Alle bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt om alle fortrolige oplysninger, de får kendskab til i deres bestyrelsesarbejde. Tavshedspligten omfatter også suppleanter, observatører og rådgivere. Bestyrelsesmedlemmer skal opbevare alt bestyrelsesmateriale forsvarligt.
Først og fremmest må man må ikke videregive personfølsomme oplysninger om andre uden forudgående samtykke. Medlemmerne af bestyrelsen har derfor altid tavshedspligt, når det drejer sig om personfølsomme oplysninger. Se i øvrigt bilag 2 samt BMV’s privatlivspolitik.
Alle bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt, så en eventuel uenighed må ikke kommunikeres offentligt.
Et bestyrelsesmedlem, der er uenig i flertallets mening, kan få sin mening ført ind i referatet, men flertalsbeslutningen vil være den, der gælder for foreningen. Det betyder, at man som medlem af bestyrelsen skal være loyal overfor enhver bestyrelsesbeslutning, også selvom man eventuelt har stemt imod.
Godkendt den 31/10 2019, Østerlars.
